Ein Managementsystem hilft einer Organisation dabei, Ziele umzusetzen. Und das auf eine systematische Art und Weise. Das Ergebnis ist ein System, in dem alle Beteiligten eingebunden sind und an dessen Erstellung auch alle mitgearbeitet haben. Je nachdem, welchen Schwerpunkt die Ziele haben (Umwelt, Qualität, Sicherheit…) handelt es sich um ein Umweltmanagementsystem, Qualitätsmanagementsystem, Sicherheitsmanagementsystem. Wenn mehrere Schwerpunkte einbezogen werden, heisst es auch Integriertes Managementsystem. Kern jedes modernen Managementsystems ist ein prozessorientiertes Unternehmensmodell.
Ein Umweltmanagementsystem kann nach EMAS-VO und/oder nach ISO 14.001 zertifiziert werden. Die ISO-Zertifizierung ist weltweit gültig, die EMAS-Zertifizierung gilt EU-weit. Die Systeme decken sich zum großen Teil, ein System nach EMAS richtet sich mehr nach außen und forciert auch die Erstellung eines Umweltberichtes, hat somit einen zusätzlichen Marketing-Aspekt. Ein Qualitätsmanagement kann nach ISO 9.001 zertifiziert werden.
Welche Schritte sind dabei zu gehen?
- Start up
Das Projekt wird geplant, das Projektteam gebildet. Die Prozesse des Unternehmens werden übersichtsartig erhoben und in einen logischen Ablauf gebracht. Den Prozessen werden Prozessverantwortliche zugeordnet. Ein erstes Prozessmodell ist das Ergebnis dieses Schrittes. - Analyse des IST-Standes
Hierbei werden Aufbau- und Ablauforganisation (z.B. aus dem Organigramm des Unternehmens) sowie die Stoffströme (Rohstoff, Hilfsstoffel, Vormaterial, Wasser, Energie, Abfälle, Emissionen) in der Organisation nach Menge, Art, Zusammensetzung, Erfassungssystem etc. erhoben. Ebenso wird der aktuelle Stand zur ‚Legal Compliance’, also zur Erfüllung der rechtlichen Anforderungen untersucht. Dieser Schritt entspricht der Umweltprüfung laut EMAS-VO. - Festlegung der Ziele
Die Zielrichtungen des Managementsystems werden festgelegt. Es enthält alle Bereiche, in denen das Unternehmen seine Leistungen verbessern will und die Verpflichtung, dies zu tun. Das entstehende Dokument kann z.B. eine Umwelt- oder Qualitätspolitik oder ein Leitbild sein. - Aufbau Managementsystem
Die Prozesse des Unternehmens werden vom Projektteam eventuell unter Einbeziehung weiterer MitarbeiterInnen im Detail beschrieben. Die dafür notwendigen Dokumente (Organigramm, Checklisten, Prozessbeschreibungen, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen) werden den Prozessen zugeordnet. Die Prozesse des Unternehmens werden den Stoffströmen gegenübergestellt. Daraus ergeben sich Umweltaspekte bzw. Auswirkungen die wesentlich für Umwelt / Qualität / Sicherheit sind.
Prozesse, die relevant sind, werden angepaßt bzw. werden zusätzliche Prozesse ausgearbeitet um die festgelegten Zielrichtungen auch einzuschlagen zu können (z.B. Untersuchung der Produktentwicklung unter dem Aspekt ökologisches Design und Adaptierung des Prozesses).
Zum Systemaufbau gehört auch die Erstellung eines Rechtsregisters. Ein erstes Maßnahmenprogramm wird erstellt, in dem Aktionen mit meßbarem Ergebnis (Kennzahlen) und Verantwortlichen festgehalten werden. - Einführung/Umsetzung Managementsystem:
Das Managementsystem wird offiziell in Kraft gesetzt. Ein Handbuch schafft einen gesamthaften Überblick über die Prozesse, Verantwortlichkeiten, Input und Ergebnisse. Alle MitarbeiterInnen haben Zugriff auf dieses Handbuch. Es gibt mehrere Softwareprodukte, die dieses Handbuch bzw. die dahinterliegenden Prozesse, Stoffströme, Dokumente etc. zu einem bequem zu handhabenden Tool machen. - Vorbereitung und Durchführung des internen Audits
Bevor es zu einer Zertifizierung/Validierung durch externe unabhängige AuditorInnen kommt, wird ein internes Audit durchgeführt. - Vorbereitung und Durchführung des externen Audits
Beim externen Audit (ISO) bzw. der Validierung (EMAS-VO) wird überprüft
+ ob das Managementsystem den Anforderungen der Norm/Verordnung sowie den selbstgewählten Zielen entspricht
+ ob das System funktioniert (ob die Prozesse so ablaufen, wie sie beschrieben sind)
+ ob das System zu einer kontinuierlichen Verbesserung der Leistung des Unternehmens hinsichtlich der gewählten Blickrichtung (Umwelt, Qualität, Sicherheit etc.) führt
Zu diesem Zweck führen AuditorInnen Gespräche mit MitarbeiterInnen und prüfen Dokumente, Legal Compliance bzw. die Prozesse vor Ort. Eine Zertifizierung/Validierung wird aber nicht von allen Unternehmen angestrebt. - Querschnittsaufgabe ProjektkommunikationDie Teammitglieder des Projektteams kommunizieren die Schritte bzw. deren Inhalt und Ergebnisse im Projekt laufend an ihre MitarbeiterInnen. Dafür werden gewöhnlich bestehende Strukturen genutzt wie Abteilungsbesprechungen, Jour-Fixes etc. Aber auch andere Kommunikationsmittel wie Betriebszeitungen, Intranet, Schwarzes oder Grünes Brett werden dazu verwendet, das Managementsystem schon während der Entstehung in den Alltag zu transferieren. Es ist auch zeilführend eigene Veranstaltungen einzusetzten, um den Transfer in den Alltag zu unterstützen.
Was ist der Nutzen eines Managementsystems?
Der Nutzen eines MS ist vielfältig: Neben dem ökologischen Nutzen durch Verringerung der Einwirkungen auf die Umwelt können, meist auch monetäre Einsparungen erzielt werden. Durch Überdenken und Überarbeiten von Aufgaben und Abläufen werden Kapazitäten freigespielt und der organisatorische Rahmen für (Umwelt)maßnahmen geschaffen. Den Entscheidungsträgern in Organisationen liefert das Managementsystem die für ihre Arbeit erforderlichen Informationen. Das Systems lebt durch den permanenten Dialog mit den Mitarbeitern sowie der Unternehmensumwelt.
Was ist dabei zu beachten?
Ein Managementsystem hilft beim Managen, also dabei, die Dinge richtig – im Sinne der vorher definierten Ziel e- zu tun. Am meisten bringt es, wenn es im Unternehmen hinsichtlich seiner Tätigkeit einen klaren Sinn gibt, eine Vision, die im ganzen Unternehmen bekannt ist und eine Führung, die mit Werten führt. Dann entfaltet ein Managementsystem seinen größten Nutzen, indem es zur Erfüllung des Sinns und der Erreichung der Vision beiträgt.